WHISTLEBLOWING

PREMESSA

Con il termine “whistleblowing” si intende qualsiasi segnalazione, presentata a tutela dell’integrità della società e fondata su elementi precisi e concordanti di cui i destinatari siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni/attività svolte, con il rilievo di condotte illecite o di violazioni inerenti: al Codice Etico, al Modello Organizzativo 231, alle procedure interne e alla disciplina esterna comunque applicabile alla società. Il whistleblowing non riguarda doglianze di carattere personale del soggetto segnalante (whistleblower) o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti con superiori gerarchici o colleghi, dove occorre far riferimento alla disciplina e alle procedure giuslavoristiche.

In linea generale, la Cooperativa On the Road esorta dipendenti, collaboratori e collaboratrici a risolvere eventuali controversie lavorative, ove possibile, attraverso il dialogo.

I destinatari, a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione, sono invitati ad effettuare le segnalazioni con tempestività mediante le modalità di seguito descritte, astenendosi dall’intraprendere iniziative autonome di analisi e/o approfondimento.

Le segnalazioni devono: essere in buona fede, essere circostanziate, risultare facilmente verificabili, assumere spirito di responsabilità.

AMBITO DELLE SEGNALAZIONI

l “whistleblowing” e il termine che identifica una segnalazione compiuta da un soggetto che, nello svolgimento delle proprie mansioni, si accorge di un illecito, un rischio o una situazione di pericolo che possa arrecare danno all’azienda per cui lavora, nonché a clienti, colleghi, cittadini e qualunque altra categoria di soggetti.

ON THE ROAD SOCIETÀ COOPERATIVA SOCIALE, sensibile alle tematiche etiche e di corretta condotta del proprio business, ha implementato un sistema atto a ricevere e gestire segnalazioni di azioni, fatti o situazioni che possano costituire condotte illecite rispetto a:

• legislazione vigente;
• Codice Etico;
• Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Igs 231/01;
• Presunte violazioni di normative e leggi nello svolgimento delle attività lavorative che possano arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine, alla Società.

Regolamento UE 679/2016 (GDPR)

La Procedura Whistleblowing adottata da ON THE ROAD SOCIETÀ COOPERATIVA SOCIALE intende:

• garantire la riservatezza del segnalante e nello spirito della norma, tutelare quest’ultimo da possibili ritorsioni;
• promuovere una cultura fondata sulla responsabilità e sull’etica;
• consentire agli Organi Sociali e di Controllo di ON THE ROAD SOCIETÀ COOPERATIVA SOCIALE di essere informati su fatti o condotte contrarie ai principi etici adottati, al fine di individuare e gestire possibili carenze nel sistema di controllo interno e di gestione dei rischi;
• fornire le linee guida per effettuare e gestire le segnalazioni in maniera efficace, responsabile e in conformità con la Legge.

Nella presente procedura sono individuati:

• i soggetti che possono attivare una segnalazione;
• gli atti o i fatti che possono essere oggetto di segnalazione, nonché i requisiti che le segnalazioni devono prevedere per poter essere prese in considerazione;
• le modalità attraverso cui segnalare le presunte violazioni e i soggetti preposti alla ricezione delle segnalazioni;
• il processo di istruttoria ed eventualmente di investigazione nel momento in cui viene effettuata una segnalazione;
• i protocolli attivati per garantire la riservatezza dei dati personali del/della Segnalante e della fattispecie oggetto di segnalazione;
• i protocolli attivati per garantire la protezione dei dati personali del soggetto che effettua la segnalazione e del soggetto eventualmente segnalato;
• i protocolli attivati per garantire il divieto di ritorsioni e il divieto di discriminazione nei confronti del soggetto Segnalante.

Il documento ha, infine, l’obiettivo di garantire che le attività di gestione della Segnalazione siano svolte nel rispetto dei principi di professionalità, trasparenza e correttezza, in conformità a quanto previsto dal D.lgs 24/2023 (Decreto Legislativo in materia di whistleblowing) e più in generale alle Leggi ed ai regolamenti applicabili, nonché nel rispetto del Codice Etico aziendale.

La presente Procedura è stata redatta facendo riferimento a:

• D.lgs n. 24 del 10/3/2023 – Attuazione della Direttiva UE 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del Diritto dell’Unione e delle normative nazionali
• Regolamento UE 679/2016 (GDPR)

Per quanto non trattato esplicitamente dalla presente Procedura e/o per l’interpretazione si fa riferimento al D.Lgs 24/2023

CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

Il whistleblower deve fornire gli elementi utili per consentire di procedere alle appropriate verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. A tal fine, la segnalazione devono contenere i seguenti elementi:

• generalità del soggetto segnalante;
• la descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui il fatto è stato commesso;
• le generalità che consentano di identificare il soggetto segnalato;
• l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza del fatto;
• ogni altro dato utile che possa fornire un riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

MODALITÀ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE

ON THE ROAD SOCIETÀ COOPERATIVA SOCIALE mette a disposizione un apposito modello allegato al presente documento.

La segnalazione va indirizzata al Responsabile Compliance, il quale si avvale del supporto dei Sig.ri Soci per la gestione delle segnalazioni, e deve avere seguire queste modalità alternative tra loro:

• invio del modello compilato all’indirizzo dedicato di posta elettronica [email protected]. L’oggetto della PEC deve essere composto con la sintassi “all’attenzione del Responsabile Compliance – segnalazione ex D.Lgs. 24/2023” (le segnalazioni giunte tramite PEC, sprovviste di scansione del documento di riconoscimento, sono trattate come anonime);
• a mezzo del servizio postale, in un plico chiuso senza mittente che rechi all’esterno la dicitura “segnalazione riservata” all’indirizzo “ON THE ROAD SOCIETÀ COOPERATIVA SOCIALE- c/a Responsabile Compliance WB – via Molino Nuovo n. 9 – 63845 Ponzano di Fermo (FM)”. Per separare i dati identificativi del soggetto segnalante dalla segnalazione è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con la fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione. Recapitato il plico ed esaminato, la documentazione viene archiviata sotto chiave in apposito fascicolo;
• per la sola sede di San Benedetto del Tronto, sita in C.da San Giovanni n.2, lasciando nell’apposita cassetta sita al primo piano segnalazione sia con che senza apposito modulo con le modalità previste nel punto precedente;
• in forma orale mediante un incontro diretto riservato fissato entro un termine ragionevole;

CANALE ESTERNO

Come previsto dalla Legge, L’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) ha attivato un Canale di Segnalazione “Esterno” a cui il Segnalante può effettuare una Segnalazione se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

a) non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del Canale interno di Segnalazione ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’articolo 4 del Decreto;

b) il Segnalante ha già effettuato una Segnalazione attraverso il Canale interno di Segnalazione ai sensi dell’articolo 4 del Decreto e la stessa non ha avuto seguito;

c) il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione attraverso il Canale interno di Segnalazione, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

d) il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Segnalazione esterna tramite portale ANAC https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ (se whistleblower ritiene inefficaci o inidonei i canali di segnalazione interna).

Se la segnalazione riguarda o il Responsabile Compliance o uno dei Sig.ri Soci, il whistleblower indirizza l’istanza escludendo il soggetto segnalato.

GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

Il ricevente fornisce un primo riscontro al soggetto segnalante entro 30 giorni. L’analisi delle circostanze rappresentate è esperita nel pieno rispetto dei principi di imparzialità e di riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna per accertare i fatti. L’istruttoria viene terminata in qualsiasi momento se viene provata l’infondatezza della segnalazione.

OBBLIGO DI RISERVATEZZA E PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

ON THE ROAD SOCIETÀ COOPERATIVA SOCIALE garantisce la riservatezza dell’identità del soggetto segnalante, come previsto dall’art. 12, comma 2, del D. Lgs 24/2023, il quale dispone che “l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni”, le quali sono espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali .

Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. In tale ipotesi, è dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.

Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’Art. 329 del Codice di procedura penale.

ON THE ROAD SOCIETÀ COOPERATIVA SOCIALE ha individuato misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati, sulla base di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.

Ogni trattamento dei dati personali, compresa la comunicazione tra le autorità competenti, deve avvenire nel rispetto della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali ed in particolare del Regolamento Ue 2016/&79 del D.lgs 19672003 come modificato dal D.lgs 101/2018 e dai Provvedimenti del Garante in quanto applicabili. La comunicazione di dati personali da parte delle istituzioni, degli organi o degli organismi dell’Unione europea è effettuata in conformità del regolamento (UE) 2018/1725.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente L’identità delle persone coinvolte e di quelle menzionate nella segnalazione è garantita sino alla conclusione dei relativi procedimenti, con il rispetto delle stesse garanzie accordate al soggetto segnalante.

Nessuna ritorsione o discriminazione può derivare in capo a chi abbia effettuato una segnalazione in buona fede. ON THE ROAD SOCIETÀ COOPERATIVA SOCIALE, invero, potrà intraprendere le opportune iniziative di difesa del buon nome avverso il soggetto segnalante nel caso di segnalazioni infondate e false effettuate con dolo, colpa grave, con contenuto diffamatorio o comunque al solo scopo di danneggiare la società.

TUTELA DEL SOGGETTO SEGNALATO

La segnalazione non è sufficiente ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il soggetto segnalato. Qualora, a seguito di riscontri acquisiti a riguardo della segnalazione, si decida di procedere con l’attività istruttoria, il soggetto segnalato può essere contattato, vedendosi assicurata la possibilità di fornire proprie controdeduzioni.

CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

In ossequio a quanto disposto dalla vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla gestione delle attività di segnalazione e comunque non oltre cinque anni dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, fatto salvo il diritto alla difesa in sede giudiziaria.

AGGIORNAMENTO DELLA POLICY

Revisione periodica per garantire il costante allineamento alla normativa di riferimento, nonché in funzione delle operatività e della esperienza maturata.